Nástroj Trello je v současné době stále populárnější. Používají jej nejen uživatelé pro své osobní úkoly a projekty, ale hlavně týmy pro sdílení záležitostí ve firmě. Přestože jsem vyzkoušel sérii různých aplikací pro Time Management, zůstal jsem zde. Jak dopadla Trello recenze z mého pohledu?
Trello a uživatelské prostředí – chce se zkrátka odlišit
Při pohledu na pracovní prostředí Trella člověk zjistí, že se razantně od jiných aplikací liší. Přestože ve většině podobných nástrojů jsou projekty a úkoly řešeny formou odškrtávacích seznamů, v Trellu jsou to jakési nástěnky a karty s úkoly. Pracovní prostředí takového nástroje vypadá spíše jako nástěnka, po které přesouváte papírové bločky. Inspirací je japonský Kanban, který používá například továrna Toyota. Je takové prostředí lepší než běžné seznamy? Na to asi nemám obecně pravdivou odpověď, protože je to samozřejmě extrémně subjektivní. Za sebe ale mohu říci, že právě netradiční zobrazení a práce s úkoly je u mě největší výhodou Trella. Proto bych to rozhodně zahrnul do pozitiv této Trello recenze.
Kdybych měl naopak něco vytknout, tak je to paradoxně horší přehlednost úkolů v případě, že jich je na nástěnce velké množství. Pokud mám totiž v nějakém sloupci třeba více než 80 karet, musím hodně scrollovat dolů. Dá se to sice vyřešit štítky a filtrováním, ale někomu to může trochu vadit.
A jak to tedy funguje? Trello má 3 hlavní části:
- Nástěnka: Samostatný a oddělený prostor pro množinu úkolů a projektů. Na každé nástěnce můžeme mít libovolné sloupce i karty a nijak se neovlivňují s jinými nástěnkami. Můžeme jich mít nekonečný počet a každou sdílet s jinými lidmi (nebo vůbec).
- Sloupec: Prostor, do kterého posouváme jednotlivé karty s úkoly. Lze si vytvořit libovolný počet sloupců, pojmenovat si je a přesouvat či mazat. Díky tomu lze vytvořit nástěnky opravdu na míru a vždy pro jiný účel.
- Karta: To už se jedná o samotný úkol či projekt. Do karet lze přidat nejen název úkolu, ale i třeba další popis, termín, přílohu, komentáře a další. Karty lze přesouvat mezi sloupci a teoreticky i kopírovat či přesouvat mezi nástěnkami.
Ovládání, které zvládne opravdu každý
Sám pracuji se svým systémem pro úkoly bez nadsázky každý den, a proto bych si nejspíše zvykl i na složitější ovládání některých aplikací. Trello však kromě jiného doporučuji i mým klientům na školeních, a to právě z toho důvodu, že je neskutečně jednoduché. Zvládne jej ovládat i člověk, který si jinak s pokročilejšími aplikacemi příliš netyká. Jde v zásadě o to vytvořit si nástěnku na míru, tedy přidat pomocí několika kliknutí sloupce a vhodně je pojmenovat, a pak už tvořit samotné karty. Jejich přesun do sloupců probíhá pouhým tažením myši, což je opravdu velmi snadné a intuitivní.
Jako většina podobných nástrojů nabídne i Trello možnost přidávat další informace k jednotlivým kartám. Tady není asi žádné extrémní vybočení ze standardů, oceňuji ale třeba přímou podporu cloudových služeb jako Google Drive, Dropbox či OneDrive. Veškeré části Trella jsou přehledně popsány, jsou intuitivní a hlavně – Trello je celé v češtině. Jediné, co si tedy musí uživatelé uvědomit, je, že nástěnky jsou samostatné světy. A tedy že když provedou nějaké změny na jedné nástěnce (pozadí, štítky, přidání lidí apod.), tak se to nijak nedotkne dalších nástěnek.
Jen základní funkce, další pomocí Vylepšení či aplikací třetích stran
Jednoduchost Trella si vybírá i svou daň. Kromě základních funkcí, jako je vytváření nových úkolů, přidávání informací ke kartách či jejich filtrování podle štítků, dat a lidí, toho Trello zase tolik neumí. Zapomeňte na pokročilé řazení karet podle priorit, počítání náročností úkolů podle hodin či nějakou automatizaci, kouskování projektů a automatický přesun karet. Tohle ve své základní podobě Trello prostě neumí. Je to ale pro běžné uživatele vůbec potřeba? Jsem názoru, že čím jednodušší systém, tím může kolikrát člověku lépe sloužit. Mnoho lidí se jinak snaží svůj systém všemožně vylepšovat, automatizovat a mnohdy mu předávají rozhodování, které by neměli. A minimálně nad tím tráví zbytečný čas.
Já naopak oceňuji jen základní funkce Trella a spíše detailní možnost přizpůsobení pracovní plochy. Další funkce lze koneckonců přidávat skrze různá Vylepšení (hlavně propojení s dalšími službami, ale i třeba opakování karet, stárnutí karet, propojení s kalendářem a mnoho dalšího), butlerbota nebo služeb jako IFTTT, Zapier a další. Zkrátka pro běžné uživatele základní funkce Trella stačí, a kdo chce, ten si vždycky poradí. Možnosti tu jsou. Zda je to u Trello recenze pozitivum či negativum, se asi musí rozhodnout každý sám.
Trello v mobilu je silný společník
Součástí Trello recenze je samozřejmě i část věnovaná mobilní aplikaci. Své úkoly totiž potřebuji mít po ruce nejen u svého počítače či notebooku, ale i v telefonu na cestách. Trello jako spousta jiných služeb funguje v cloudu, což znamená, že se stejnými daty můžu pracovat odkudkoliv a na jakémkoliv zařízení. Co upravím na počítači, pak následně mohu dále upravovat i na telefonu. Aplikace Trello existuje zdarma pro iOS i Android, pro jiné systémy jsou dostupné některé neoficiální aplikace. A i kdyby aplikace nebyla, lze Trello provozovat i v mobilním prohlížeči.
A jak Trello aplikace do telefonu funguje? Ovládání je opět velmi snadné a blíží se tomu, jak jsme zvyklí na počítači. Rozestavění sloupců je stejné jako v případě prohlížeče na PC a stále karty přesouváme tahem (prstu). Dokonce nám aplikace dovolí i stejné úpravy, tedy přidávání všech důležitých náležitostí. Tady je potřeba si jen dát trochu pozor, že některé volby jsou ukryty trochu na jiných místech, než jsme zvyklí na počítači. Chce to ale jen trochu zvyku.
Spolehlivost a rychlost aplikace je špičková. Vše funguje dokonce v reálném čase a změny provedené na telefonu vidíme na počítači takřka okamžitě. Aplikace dokonce funguje i offline a změny se tedy projeví až v momentě, kdy se dostaneme na internet. Skvěle se hodí například v metru. Oceňuji i možnost přidávat poznámky do Trella hlasem skrze Google Now v Androidu, stačí jen vyslovit Ok, Google a následně Zapiš poznámku a text poznámky. Vynikající.
Trello a práce v týmu
Trello samo sebou funguje i ve firmách ke sdílení úkolů a projektů. K libovolné nástěnce můžete pozvat další uživatele a spolupracovat na úkolech z dané nástěnky. Tady je potřeba si uvědomit, že v momentě, kdy k nějaké nástěnce pozvete další osobu, vidí vše, co je na nástěnce přidáno. A zrovna tak může se vším pracovat – přesouvat, mazat a vytvářet. Na jednu stranu je zde zase obrovská jednoduchost, kdy já člověka přidám k nástěnce jen jedním kliknutím, na druhou stranu zde nelze nijak kontrolovat práva. Nemůžu uživateli nasdílet jen jeden úkol (jednu kartu), ale zkrátka celou nástěnku. Škodit se ale zase tolik nedá – všechny změny se zobrazí v záznamech i s tím, kdo je vykonal. A lze je vzít většinou zpátky.
Ke každé kartě s úkolem mohu přiřazovat členy, kterým úkol patří. Jinými slovy jim přiřadit úkol. Snadno lze pak sledovat jejich průběh a uživatelé jsou rovněž informováni. Placená verze Business Class je v tomto ohledu o něco lepší a přidává ještě možnost tzv. Pozorovatelů. Pokud například s kolegy tvoříte nějaký pracovní plán a potřebujete o stavu a průběhu pravidelně informovat své kolegy, můžete je přizvat mezi pozorovatele. Uvidí vše, co je na nástěnce, ale nemůžou to nijak upravovat. Mohou jen maximálně přidávat komentáře.
Kolik za Trello zaplatíte? V základu vůbec nic
Závěrem Trello recenze se ještě zaměřme na cenu. Zatímco u jiných aplikací jste ve verzích zdarma často omezováni (například počtem projektů, klientů apod.), Trello je v základní verzi zdarma a bez jakýchkoliv omezení. Placené verze spíše jen přidávají další bonusy ve formě více vylepšení na nástěnce v jeden čas, větší přílohy souborů, vlastní obrázky jako pozadí nástěnky a v případě Business Class i možnost pozorovatelů u nástěnek (přiřazení lidí, kteří vidí obsah nástěnky, ale nemohou jej spravovat). Jsem přesvědčen, že drtivé většině uživatelů základní Trello plně postačí a není potřeba si nic platit navíc. A to platí i vlastně pro firmy.
Trello recenze: Závěr
Trello není dokonalým nástrojem, a to ani pro osobní úkoly či pro sdílení s týmem. Ale to koneckonců není žádný nástroj. Přestože jsem vyzkoušel sérii různých aplikací, k Trellu jsem se vždy vrátil. Může za to hlavně jedinečné a velice jednoduché prostředí nástěnek, které si člověk může uzpůsobit plně podle sebe. Výborně funguje i mobilní aplikace, rychlá synchronizace nebo podpora dalších služeb. Za standardní verzi bez omezení navíc nemusíte platit vůbec nic. Trello doporučuji v každém případně alespoň vyzkoušet.
Klady
+ Unikátní a jednoduché prostředí
+ V základní verzi ZDARMA bez omezení
+ Snadné ovládání
+ Výborná mobilní aplikace a rychlá synchronizace
Zápory
– Při velkém počtu karet může být prostředí méně přehledné
– Bez Vylepšení umí jen základní funkce
– Sdílet lze jen celé nástěnky, ne jen jednotlivé úkoly
