Plánování týdne a následujícího dne beru jako nezbytnou věc, abych mohl efektivně pracovat. V tomto článku bych se s vámi rád podělil o způsob, jak plánovat svůj týden v Trellu.
Když samotné GTD nestačí…
Jako spousta jiných, kterým nebyla správa svého času lhostejná, jsem začal s metodou GTD. Nástěnka se všemi úkoly lze v Trellu vyřešit opravdu elegantně a stejně tak efektivní je i filtrování a kontexty. Často jsem však bojoval s výběrem úkolů pouze pomocí kontextu. Vybíral jsem totiž mnohdy úkoly, které “byly po ruce”, bez ohledu na to, zda jsou důležité pro mé dlouhodobější cíle či nikoliv.
Tak trochu po vzoru 7 návyků skutečně efektivních lidí jsem začal s týdenním plánováním. Předem si označil několik důležitých projektů, rozdělil je na dílčí podúkoly a začal je s rozumem sázet do jednotlivých dnů v týdnu. Inspiraci jsem našel i ve výborném článku Naplánujte si týden s myšlenkovou mapou. Jen s tím rozdílem, že já své úkoly přenesl do Trella.
Proč oddělit týdenní plán od zbytku úkolů?
V případě Time Managementu ve mně válčily dva názory – začlenit týdenní a denní plánování do stejné nástěnky se zbylými úkoly, nebo udělat separátní nástěnku pouze pro týdenní plán. Po sérii pokusů zvítězila druhá varianta. Přestože jsem svým klientům na školeních často radil, že je důležité udržovat míst pro své úkoly a záležitosti co nejméně, toto pravidlo jsem pro tentokrát porušil. Má to ale svou logiku.
Pokud si své projekty a úkoly na daný týden oddělím, získám dvě důležité výhody:
- mám v ruce jednoduchý a přehledný systém důležitých úkolů, které je potřeba daný den/týden zvládnout,
- při nahlédnutí do této nástěnky mě neruší zbylé úkoly a ihned vím, na co se soustředit nejvíce.
Jedna nástěnka, každý den nový sloupec
Rozdělení takové nástěnky je velice intuitivní a jednoduché. Na začátku mám sloupec určený pro projekty, na kterých budu daný týden pracovat. Součástí karet s projekty je i seznam dílčích úkolů, které ke splnění vedou. Druhý sloupec poslouží jako “pamatováček” úkolů, se kterými nemůžu nic v danou chvíli dělat (delegoval jsem, čekám na krok od někoho dalšího apod.). Následují sloupce znázorňují dny v týdnu.
Stejně jako v druhé nástěnce se všemi úkoly mohu i zde zavést kontexty a využívat filtrování. Pokud potřebujete do Trella zanést systém priorit, můžete to také vyřešit štítky a filtrováním (například štítky A, B, C apod.).
Jak pracovat se dvěma nástěnkami?
Možná se ptáte, jak ale s těmito dvěma prostory efektivně pracovat? Při vytváření týdenního plánu (týdenní revizi) si zobrazím nástěnku se všemi svými úkoly (pro mě GTD Board viz článek) a vyberu si důležité projekty na následující týden. Karty s projekty nemusím ručně přepisovat do druhé nástěnky, stačí zvolit Přesunout a vybrat druhou nástěnku s týdenním plánováním. Případně si můžete napsat jednoduchý skript v Butlerbotovi – osobně mi stačí jen přidat štítek “Týden” a Trello mi takový projekt automaticky přesune.
Dané projekty si následně rozmělním na jednotlivé dílčí činnosti a naplánuji do daného dne. Protože se jedná o důležité projekty a úkoly, nebývají většinou 100% náplní mé “pracovní doby”. Člověk se chtě nechtě musí každý den věnovat i méně důležitým záležitostem nebo nově vzniklým úkolům. Nástěnka s týdenním plánováním je pro mě každopádně průvodcem, který mi říká: “Tyto úkoly udělej jako první. Až je splníš, podívej se po tom ostatním”.
A přesně tak to funguje – snažím se jako první zpracovat úkoly ve sloupci daného dne. Pokud tak učiním, přepnu se na nástěnku s ostatními úkoly, použiji filtrování a vybírám si další úkoly, které mohu splnit. Tím mám zajištěno, že jako první splním důležité úkoly pro mé dlouhodobější cíle (podle toho jsem si vybral projekty do týdenního plánu) a zároveň zpracovávám i ostatní úkoly z mého systému.
1 Komentářů: