Eisenhowerův princip nebo také Eisenhowerovu matici jsem si poslední dobou hodně oblíbil. Jednoduše totiž selektuje záležitosti podle důležitosti a naléhavosti. Použití vzniklé matice jako systém pro třídění úkolů je ale něco, co zkouším v poslední době. A funguje to velmi dobře.
Eisenhowerův princip: Naléhavé neznamená důležité
Na začátek by se slušelo alespoň stručně vysvětlit, co vlastně Eisenhowerův princip je. Raději používám termín matice, protože se tato metoda nejlépe vysvětluje právě na obrázku. Na všechny úkoly, projekty a činnosti, které vykonáváme, můžeme pohlížet ze dvou rovin – podle důležitosti a naléhavosti. Když si sestavíme jednoduchou matici, vzniknou postupně 4 kvadranty.
Ve zkratce jen uvedu, co jednotlivé kvadranty znamenají a jak k nim přistupovat:
- IV. kvadrant – úkoly jsou nedůležité, tedy jejich vykonáním se nepřiblížíme svým dlouhodobějším cílům nebo nekorespondují s životní vizí a směřováním, a zároveň nejsou naléhavé (nemají žádný nebo blížící se deadline). Sem patří aktivity jako surfování na sociálních sítích, koukání na nesmyslné pořady v TV, hraní her apod. Těmto úkolům bychom se měli vyhnout.
- III. kvadrant – úkoly, které jsou naléhavé, si ihned žádají naši pozornost (teď někdo volá, teď naše aplikace hlásí blížící se termín úkolu…) a většina lidí tím získá mylnou představu, že jsou automaticky důležité a musí je ihned vykonat. To je ale omyl, protože naléhavost s důležitostí nijak nesouvisí. A úkoly, které jsou naléhavé a zároveň nedůležité, bychom rovněž dělat neměli a nejlépe je hned delegovat.
- II. kvadrant – úkoly a projekty, které nás posouvají vpřed, ale nikdo nás do nich netlačí (nemají termín nebo je na něj dost času). Většinou se jedná o různé vzdělávání, prevence a dlouhodobé plánování. Protože nás do těchto úkolů nic netlačí, často se jim vyhýbáme, ale mělo by to být naopak. V tomto segmentu bychom měli strávit času úplně nejvíc.
- I. kvadrant – k němu asi není moc co dodat. Termíny jsou neúprosné a zároveň jsou to důležité záležitosti. Věci z tohoto kvadrantu mají přednost a měli bychom je udělat co nejdříve. Pokud se však budeme často pohybovat v kvadrantu číslo 2, záležitostí zde by mělo být co nejméně.
Jak tohle začlenit do systémů úkolů?
Aplikace Trello je úžasná v tom, že si svůj pracovní prostor mohu libovolně přizpůsobit. Volba sloupců, do kterých řadíte své úkoly, je totiž na vás. A já klidně mohu vytvořit sloupce podle Eisenhowerovy matice, tedy přidat sem zmiňované 4 kvadranty. Současně s tím se ještě hodí přidat na začátek Inbox, do kterého vše na začátku spadne, a já pak ve vhodné chvíli úkoly rozřadím.
To nejdůležitější na první místo
V čem je tohle rozdělení jiné a v čem vyniká? Především v tom, že mi ukazuje, čemu se mám skutečně věnovat. Většina lidí má tendence plánovat úkoly podle termínů. To ale tohle rozdělení nereflektuje, právě naopak. První dva kvadranty, kterým bych se měl věnovat nejvíce, zobrazují jen důležité úkoly. Pokud se mi navíc bude dařit včas zpracovávat I. kvadrant a poté se zaměřím na II. kvadrant, budu vědět, že se věnuji opravdu úkolům, které si to zaslouží.
Do III. a IV. kvadrantu řadím úkoly, o kterých si v duchu říkám – pokud bude čas, udělám je. Pokud ne, zbavím se jich delegací nebo lépe vyškrtnutím. Nezaměřuji se díky tomu nutně na termíny, ale hlavně na důležitost úkolů. Protože jedině tak se více můžu věnovat úkolům, které mě někam posouvají. Když si plánuji svůj týden, vybírám si hlavně úkoly ze II. a I. kvadrantu.
Nejnovější komentáře