Dnes si odpovíme na otázku, co je to Microsoft Teams. Přestože si o tomto nástroji můžete přečíst na spoustě míst a lidé v organizacích tuší, že něco takového existuje, skutečné pojetí o funkčnosti tohoto nástroje je mizivé. Pojďme to napravit.
Je to jen náhrada Skype for Business?
V týmové komunikaci vládne ve velkých korporacích Skype for Business již řadu let. Někteří možná tuší, že Microsoft Teams má nahradit ve firmách právě tento nástroj. Logicky tak vzniká domněnka, že tento nástroj je jen novější a modernější verze Skypu. Je tomu ale tak doopravdy?
Ano i ne. Na jednu stranu Microsoft Teams přebírají postupně funkce ze Skypu for Business a ve firmách jej brzy zcela nahradí. Nově si tedy lidé v organizacích budou vyměňovat zprávy a pořádat videohovory skrze Microsoft Teams. To je však jen jedna část tohoto nástroje a z celkového pohledu možná i ta minoritní. Tedy pokud začnete Microsoft Teams používat naplno.
Microsoft Teams = nástroj pro týmovou spolupráci
Balíček Microsoft Office 365 dnes obsahuje sadu služeb pro týmovou spolupráci – skupiny uživatelů, Outlook pro poštu a konverzace, SharePoint pro soubory, Planner pro úkoly, PowerBI pro analýzu dat a další. Microsoft Teams vznikl jako prostředí, které všechny tyto služby sdružuje. Co tedy můžete v Microsoft Teams dělat?
- Chatovat a uspořádat videohovory díky funkcím ze Skype for Business,
- Sdílet a pracovat se soubory v týmu díky SharePoint Online,
- Konverzovat v týmech díky Outlooku Online,
- Delegovat úkoly díky integraci služby Planner,
- Vytvářet schůzky a pravidelné meetingy díky Outlooku Online,
- Pracovat s formuláři a dalšími službami od Microsoftu,
- Pracovat se službami třetích stran (Trello, Asana…).
Proč je Microsoft Teams jedinečný?
Možná to z dosavadního popisu a výčtu není stále jasné, ale pravdou je, že Microsoft Teams v současné době nemá svého softwarového konkurenta. Microsoft Teams je totiž opravdu jedinou aplikací a místem, který vám stačí pro týmovou spolupráci. Všechny projekty, které pracovně řešíte, můžete spravovat z jednoho místa. A to je skutečně velké usnadnění práce.
V čem Microsoft Teams pomůže nejvíce? Kromě urychlení práce tím, že nemusíte navštěvovat více aplikací zároveň, je to i přehlednost a jednotný systém. Pokud budete s kolegy dodržovat správné zásady práce s Microsoft Teams, všechny potřebné informace k danému projektu/klientovi najdete v příslušném týmu. Zkrátka budete vždy vědět, kde informace najít a nemusíte prohledávat tuny e-mailů, SharePoint, disk počítače a jiná úložiště.
Představte si, že hledáte například prezentaci ke klientovi XYZ, kterou tvořil váš kolega, ale je na dovolené. Pokud kolega používal Microsoft Teams tak jak měl, najdete tento soubor přímo v daném týmu a záložce soubory. Můžete se navíc podívat, zda se třeba u souboru nevedla nějaká diskuze nebo jej rovnout připnout mezi karty pro snazší nalezení.
Odlehčení e-mailové komunikace. A to rapidně!
E-maily jsou hlavně ve velkých korporacích velkým problémem. Denně u nich lidé tráví spoustu času a mnohdy se jedná o komunikaci zcela zbytečnou. Problém je navíc následně i důležité informace v e-mailech vyhledávat – snadno se informace ztrácí a zapadají.
S tím Microsoft Teams výrazně pomůže, protože veškerá komunikace ohledně projektů probíhá přímo v daných týmech. Stejně tak se soubory neposílají jako přílohy, ale sdílí se přímo v části Soubory v samotné aplikaci. Člověk následně vše lehce najde a nezahlcuje e-mailovou komunikaci.
Na otázku, co to je Microsoft Teams, jsme tedy snad odpověděli – nejedná se jen o náhradu Skype for Business, ale o plnohodnotný nástroj pro týmovou komunikaci se vším všudy.
