Výběr nástroje Trello pro implementaci metody GTD nebyl náhodou – karty v tomto systému totiž připomínají papírové lístečky a seznamy, které popsal sám David Allen ve své knize. Pojďme se podívat, jak se s kartami a štítky pracuje.
Trello – vytvoření a úprava karet
Tvorbu sloupců, které v Trellu představují seznamy, jsme si představili v minulém článku Jak registrovat a začít používat Trello?. Jednotlivé karty, které představují úkoly nebo projekty, se zařazují právě pod tyto seznamy.
Vytvoření karty
Vytvoření karty je nesmírně jednoduché – ve spodní části každého seznamu (sloupce) je možnost Přidat kartu. Po kliknutí se vytvoří prázdná karta, do které můžeme ihned psát její název. Vytvoření potvrdíme klávesou Enter či kliknutím na zelené tlačítko Přidat.
Úprava karty a přidání dalších informací
Vytvořená karta má zatím pouze svůj název (text, který jsme zadali a je vidět) a své zařazení ve sloupci. Trello nám ale umožňuje přidávat podstatně více informací do jedné karty. Můžeme ji obohatit například o:
- další informace do popisu
- přílohy
- čas, do kdy musí být úkol v kartě hotový
- seznamy
- štítky
- komentáře
- a další
K těmto možnostem se dostaneme pouhým kliknutím na vytvořenou kartu, čímž se ocitneme v okně její editace. Detailnější informace lze dodat pomocí tlačítka Upravit popis, pod touto částí je sekce s komentáři, které se mohou hodit pro postupné aktualizace karty. V pravém sloupci se nachází hned několik důležitých voleb – štítky, kterým se budu věnovat o pár odstavců níže, možnost tvořit seznamy (hodí se pro projekty), přidání termínu (čas, do kdy musí být úkol hotov) a přílohy. U příloh je podstatné zdůraznit, že neplacená verze aplikace Trello zvládá soubory do celkové velikosti 10 MB.
Seznamy a jejich využití
U seznamů se ještě zastavím – jejich použití je totiž velmi užitečné. Představte si, že máte jeden úkol, který má v sobě ale více menších podkroků či úkonů, na které nechcete zapomenout. Psát si pro každý podúkol zvláštní kartu nemusí být vždy výhodné (zejména u událostí “na které nezapomenout” při dělání daného úkolu), a proto je lepší si je zanést přímo do jedné karty. Seznam navíc umožní i odškrtávání věcí, které jsou hotové, a nahoře píše progress.
Jednotlivé body seznamu se dají i převést na karty, pokud by podúkol byl sám o sobě úkolem, který lze udělat separátně. To se hodí, pokud využíváte GTD metodu a seznam použijete pro dílčí úkoly projektu.
Štítky a jejich filtrování
Obrovskou zbraní nástroje Trello je možnost označovat jednotlivé karty štítky a jejich následné filtrování. Karty lze tímto způsobem seskupovat například podle umístění (Doma, Kancelář, Na cestě…) nebo třeba podle druhu činnosti (Telefon, E-mail, Internet…). Každou kartu lze označit více štítky, což může být rovněž šikovné. Hlavní předností ale zůstává filtrování – pokud svou nástěnku naplníte desítkami úkolů, pohled na takovou nástěnku nejspíše nebude příjemný a rozhodně se v něm jednoduše nevyznáte. Pokud si ale vždy vyfiltrujete úkoly podle toho, kde zrovna jste, nebo na jaké úkoly máte čas či prostředky, vše se může neuvěřitelně zjednodušit.
Toliko teorie, pojďme se podívat, jak se štítky vytvářejí a přidávají. V úpravách karty (viz odstavec výše) lze zobrazit seznam štítků přes stejnojmennou volbu v pravém sloupci. V této sekci můžete upravovat barevné štítky (pomocí ikony pera), případně přidávat další barvy či štítky bez barev – volbou Vytvořit nový štítek. Trello nabídne maximálně 10 barev pro štítky, další štítky již nemůžou mít barvy, ale pouze jméno. To ale v zásadě nevadí, protože karty s takovými štítky lze stále filtrovat. A to je hlavní.
Dostávám se k tomu podstatnému – Trello nám umožní zobrazit pouze karty s našim zvoleným štítkem. K této volbě se dostaneme pomocí volby Zobrazit nabídku v pravém horním rohu a následně tlačítkem Filtrovat karty. Vybrat můžeme mezi jedním i více štítky – zobrazeny pak budou karty, které obsahují alespoň jeden z námi vybraných štítků. Postačí pouze na štítek kliknout, čímž se označí. O tom, že je aktivní filtrování, nás informuje zelené tlačítko Filtrování zapnuto v pravém horním rohu, které má zároveň vedle sebe křížek. Tím můžeme filtrování jedním kliknutím deaktivovat.
1 Komentářů: